Actualizado julio 14, 2017

Glosario y siglas


Términos para la letra

Programa de gestión documental (PGD)

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Radicación de comunicaciones oficiales

Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Recepción documental

Conjunto de operaciones de verificación y control que se deben realizar para la admisión de documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Reconstrucción de documentos

Reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposan en poder de terceros, verificando la originalidad, integralidad y veracidad de la información. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

Registro de comunicaciones oficiales

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.

Reinducción

Actividad educativa dirigida a reorientar al empleado público en lo relativo a la organización y funciones, normatividad, cultura organizacional y cambios que influyan en el quehacer

Retención documental

Plazo que los documentos debe permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección

Unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental

Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

Sentencia nomina

Usuario de ingreso en página web para solicitud, cargue y pago de planilla de aportes al sistema de seguridad social en salud, pensión y parafiscales.