Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Depuración
Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Deterioro documental
Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Diagnostico de capacitación
Es el estudio que identifica las necesidades de capacitación tanto de la corporación como de los servidores públicos, para cumplir con su misión, para el desempeño de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa.
Disposición final de documentos
Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Documento activo
Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.
Documento de apoyo
Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales en las oficinas.
Documento de archivo
Registro de información producida o recibida por una Entidad Pública o privada en razón a sus actividades o funciones.
Documento esencial (documento vital)
Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento externo
Son documentos reglamentarios como leyes, decretos, resoluciones, directivas, circulares emitidos por Entes Externos, incluye Catálogos, Folletos, etc.
