Glosario y siglas


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glosario

Términos para la letra D

Definiciones

Expresiones que no son de uso común y que podrían generar confusión para el lector del procedimiento. Las definiciones deben ser claras para que ayuden al lector a comprender el procedimiento. Deben consignarse en orden alfabético.

Depuración

Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descripción del Procedimiento

Se coloca secuencialmente todo lo referente al procedimiento como qué, cuándo, en dónde y cómo se debe hacer, quién lo debe hacer; qué insumos y documentos se deben usar y cómo se llevará a cabo el control y medición de dicho procedimiento, así como el responsable, cargo / o rol.

Descripción sociodemográfica

Perfil sociodemográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

Deterioro documental

Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Determinantes Ambientales

Son normas de superior jerarquía en materia ambiental para la elaboración, adopción y ajustes de los Planes de Ordenamiento Territorial – POT, Esquemas de Ordenamiento Territorial – EOT y Planes Básicos de Ordenamiento Territorial – PBOT, que no pueden ser desconocidas por los municipios.

Diagnostico de capacitación

Es el estudio que identifica las necesidades de capacitación tanto de la corporación como de los servidores públicos, para cumplir con su misión, para el desempeño de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa.

Diagrama de Flujo

Representación gráfica opcional de una secuencia de actividades de un determinado procedimiento, a través de símbolos.

Difusión

Socialización de los documentos a los interesados con el fin de lograr su implementación por parte de las personas implicadas.

Dispersar el Riesgo

Se logra mediante la distribución o localización del riesgo en diversos lugares. Es así como, por ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar.

Disposición final de documentos

Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

Documentado

Significa que el documento ha sido establecido, definido, implementado y mejorado.

Documento

Información y su medio de soporte Los documentos del sistema son: manuales, procedimientos, instructivos, otros documentos y formatos de registro.

Documento activo

Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento de apoyo

Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales en las oficinas.

Documento de archivo

Registro de información producida o recibida por una Entidad Pública o privada en razón a sus actividades o funciones.

Documento esencial (documento vital)

Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento externo

Son documentos reglamentarios como leyes, decretos, resoluciones, directivas, circulares emitidos por Entes Externos, incluye Catálogos, Folletos, etc.

Documento inactivo

Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.

Documento interno

Documento elaborado por alguna de las áreas de La Corporación.

Documento obsoleto

Documento que ha sido invalidado en el Sistema de Gestión de la Calidad, porque ha sido reemplazado por una nueva versión, se conserva como historial y posible consulta en un seguimiento. La documentación en soporte magnético debe mantenerse por un tiempo de tres (3) años, contados a partir de que se declara en desuso, manteniéndose siempre la última versión.

Documento original

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público

Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo

Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

Documentos sin valor primario

(D.S.V.P.) Son aquellos que por su denominación no son importantes, ni útiles para un trámite administrativo, planeación y toma de decisiones. Esta información no desarrolla valores jurídicos, legales, técnicos fiscales ni contables.