Significa que el documento ha sido establecido, definido, implementado y mejorado.
Documento
Información y su medio de soporte Los documentos del sistema son: manuales, procedimientos, instructivos, otros documentos y formatos de registro.
Documento activo
Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.
Documento de apoyo
Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales en las oficinas.
Documento de archivo
Registro de información producida o recibida por una Entidad Pública o privada en razón a sus actividades o funciones.
Documento esencial (documento vital)
Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento externo
Son documentos reglamentarios como leyes, decretos, resoluciones, directivas, circulares emitidos por Entes Externos, incluye Catálogos, Folletos, etc.
Documento inactivo
Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
Documento interno
Documento elaborado por alguna de las áreas de La Corporación.
Documento obsoleto
Documento que ha sido invalidado en el Sistema de Gestión de la Calidad, porque ha sido reemplazado por una nueva versión, se conserva como historial y posible consulta en un seguimiento. La documentación en soporte magnético debe mantenerse por un tiempo de tres (3) años, contados a partir de que se declara en desuso, manteniéndose siempre la última versión.
Documento original
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público
Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo
Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
Documentos sin valor primario
(D.S.V.P.) Son aquellos que por su denominación no son importantes, ni útiles para un trámite administrativo, planeación y toma de decisiones. Esta información no desarrolla valores jurídicos, legales, técnicos fiscales ni contables.
Efectividad
Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia.
Efectos
Consecuencias de la ocurrencia del riesgo, sobre los objetivos de la entidad. Generalmente los efectos se presentan personas o bienes materiales o inmateriales. Algunos de los efectos más importantes son: daños físicos y fallecimientos, sanciones, pérdidas económicas, pérdida de información, pérdida de bienes, interrupción del servicio, daño ambiental, pérdida de imagen y pérdida de mercado.
Eficacia
Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.
Eficiencia
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Elaborar
Redactar y codificar los diferentes documentos, de acuerdo a las normas internas establecidas
Eliminación de documentos
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico que carece de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Emergencia
Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud.
Encabezado
Incluye información con respecto a: logotipo, nombre de la Corporación, nombre del proceso, nombre y código del documento, versión y fecha de vigencia como se observa en el presente documento.
Encuesta de Percepción
Herramienta de medición de satisfacción para evaluar a través de la percepción de los ciudadanos y/o clientes, el grado de satisfacción frente a los servicios y trámites de las entidades, mediante el uso de cuestionarios diseñados en forma previa para la obtención de información específica.
Enmienda Manuscrita
Cambio o modificación manual y con tinta indeleble, que se hace al contenido de cualquiera de los documentos que conforman el sistema de calidad del Laboratorio. En cualquiera de los documentos que conforman el sistema de calidad del Laboratorio es posible la realización de enmiendas manuscritas cuando son sometidos a revisión; de la misma forma, cuando se diligencian los diferentes formatos de registros es posible cometer errores, los cuales hay que corregir usando para esto enmiendas manuscritas.
Entrenamiento
Se refiere a la adquisición de conocimiento, habilidades, y capacidades como resultado de la enseñanza de habilidades vocacionales o prácticas y conocimiento relacionado con aptitudes que encierran cierta utilidad, con miras a desempeñar el puesto con propiedad.
EPS
Entidad Promotora de Salud
Especificaciones técnicas
Se refiere a la definición del objeto del contrato, el plazo, forma de pago, supervisión, valor, especificaciones técnicas, rubro presupuestal y demás elementos que se deban incluir en el contrato que se pretenda suscribir.
Estado de conservación
Es la medida que establece el grado de conservación de un ecosistema, frente a un ecosistema de referencia que no ha sido intervenido.
Estudios previos
Son los estudios que se preparan con el fin de definir el requerimiento o necesidad del servicio, la conveniencia y oportunidad de llevar a cabo el proceso contractual y su respectiva justificación técnica y económica.
